O
reembolso de despesas é prática costumeira nas contratações de
prestação de serviço. Sobre este assunto, o Fisco Federal, por diversas
vezes, já se manifestou no sentido de que o reembolso de despesa é
receita tributável.
Mas nem todo reembolso de despesa é receita. É certo
que, em alguns casos, busca-se desclassificar a receita para reembolso
de despesas na tentativa de afastar incidências tributárias, prática
esta que a Receita Federal do Brasil não admite.
Para considerar-se legítimo e sem incidência
tributária, o reembolso de despesas deve consistir no recebimento de
valores que, por previsão legal ou contratual, são de titularidade da
empresa contratante do serviço, mas, foram pagas pela empresa contratada.
Logo, os valores recebidos pela contratada não
correspondem a custos ou despesas próprias, mas sim a gastos de terceira
pessoa, no caso, a contratante do serviço.
Por esse motivo, contabilmente, a contratada deve
registrar os pagamentos das despesas efetuadas como um direito a
receber, em conta do Ativo e, consequentemente, o valor recebido a
título de reembolso de despesa não será computado como receita.
Nota-se que, nem os pagamentos efetuados pela
contratada, nem o valor do reembolso recebido transitam em conta de
resultado. Neste caso, os comprovantes das despesas devem estar em nome
da empresa contratante da prestação de serviços.
No caso de os valores recebidos sob a rubrica de
reembolso de despesas serem atribuíveis ao custo do serviço restará
configurada a receita, com todas as incidências tributárias (IRPJ, CSLL,
PIS/PASEP e COFINS) e, serão atribuíveis ao custo do serviço todas as
despesas com a mão de obra e outros custos com o pessoal diretamente
envolvido na prestação dos serviços, o material utilizado e os custos
indiretos atribuíveis. Vejamos recente Solução de Consulta da RFB sobre o
assunto, nº 159/12 da 8ª Região Fiscal (São Paulo):
Ementa: BASE DE CÁLCULO. REEMBOLSO DE DESPESA.
A base de cálculo da Contribuição para o PIS/Pasep no regime cumulativo é o valor do faturamento, entendido como a receita bruta auferida pela pessoa jurídica, observadas as exclusões permitidas em Lei.
Desse modo, os valores recebidos de clientes, referentes a reembolso de despesas incorridas pela pessoa jurídica visando à prestação dos serviços que constituem seu objeto compõem a receita bruta para fins de apuração da base de cálculo da contribuição, uma vez que não há nenhum dispositivo legal permitindo sua exclusão. Dispositivos Legais: Lei nº 9.718, de 1998, arts. 2º e 3º, caput e § 2º; Decreto nº 3.000, de 1999, arts. 278 a 280; Lei nº 5.474, de 1968, art. 20.
Por esse motivo, nos contratos de prestação de
serviços somente será considerado reembolso de despesa os gastos que a
contratada tenha, mas que pela sua natureza sejam de titularidade da
contratante, não constituindo, portanto, custo do serviço da contratada.
Em caso de autuação fiscal, o contribuinte somente
conseguirá afastar a incidência tributária se conseguir comprovar a
legitimidade do reembolso, assim caracterizado aquele ressarcimento ao
prestador de serviços de despesas antecipadas por este, mas de
titularidade da contratante.
Exemplo clássico de reembolso de despesas
identificamos na prestação de serviços advocatícios. As custas judiciais
pagas pelo advogado e ressarcidas pelo contratante não sofrem
tributação, vez que este, como autor da ação judicial, é que deve
pagá-las. Já os gastos com transporte, estagiários, material de
escritório etc., compõem o custo do serviço advocatício, logo, devem ser
tributados, quando ressarcidos pela contratante.
De qualquer forma, cabe ao contribuinte, utilizando
como orientação as decisões prolatadas nos diversos processos de
consulta, à vista dos documentos ou relatórios e após analisadas as
peculiaridades e condições específicas em cada caso, definir com mais
exatidão a quem cabe o ônus dos gastos efetuados e a este atribuir as
despesas.
Fonte: FISCOSoft
